Nhưng khảo sát trên thực tế trong 100 email công việc có đến 90% trong đó chưa thực sự chuyên nghiệp hoặc thiếu thông tin, hãy lưu ý những điểm dưới đây trước khi bạn click vào gửi email.

Đầy đủ thông tin

Email trong công việc không phải là một bức thư đầy cảm xúc vì vậy đừng viết dài dòng văn tự, viết ngắn gọn súc tích, đầy đủ thông tin là được. Trong cương vị của người đọc thư cũng không muốn đọc một email dài cả trang A4 chỉ để nói một điều là chưa chốt được hợp đồng với khách hàng, văn bản mail khác với cách truyền đạt thông tin trực tiếp, để có hiệu quả cao trong giao tiếp email cần tinh tế và chuyên nghiệp.

Kiểm tra trước khi gửi đi

Trước khi gửi email bạn phải chắc chắn đã đầy đủ thông tin cần thiết, đã đúng người nhận, hoặc bạn đã Cc, Bcc cho một người nào khác theo yêu cầu, nếu có file đính kèm hãy đảm bảo file đó đã chính xác và sẵn sàng để gửi đi, ngoài ra bạn cũng cần viết chủ đề của mail, chẳng hạn mail báo cáo công việc thì nên ghi rõ báo cáo công việc ngày bao nhiêu, bởi vì người nhận email có thể sẽ nhận rất nhiều email của người khác nữa.

Cc và Bcc

Có nhiều bạn còn chưa hiểu rõ Bc và Bcc là gì? sẽ bỡ ngỡ không biết sử dụng như thế nào cho đúng trong nhiều trường hợp.

Cc hiểu một cách đơn giản nhất là bạn gửi một bản sao email cho một vài người khác, trong danh sách những người được Cc của cùng một email, họ sẽ nhìn thấy danh sách những người nhận khác. Ví dụ trong danh sách Cc của bạn có 3 người A1,A2,A3 thì A1 sẽ biết A2,A3 cũng nhận được email này.

Bcc cách dùng cũng gần như Cc, chỉ khác một điểm quan trọng đó là người nhận không thấy được danh sách những người được gửi.

Soạn email chuyên nghiệp

Email tối thiểu phải có đầy đủ thông tin người nhận, chủ đề, lời chào, nội dung, chữ ký, file đính kèm. Một điểm lưu ý đó là chữ ký của bạn nhé, đừng có hoa hèo quá mức, chữ ký đơn giản gọn gàng với họ tên đầy đủ, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc.

Chữ ký của tôi:
Vu Van Cuong
Team Leader maketing
mobile. +84 999 999 999
email. cuongvu@xyz.com
website. www.viecoi.vn
address. Ho Chi Minh City

Định dạng cũng là phần quan trọng, tốt nhất hãy để màu chữ và định dạng mặc định, tô đậm những keyword quan trọng để người nhận nắm bắt nội dung nhanh hơn.

Văn phong chuyên nghiệp

Ngôn ngữ trong công việc, cụ thể là trong email cần chuyên nghiệp, không sử dụng các từ ngữ địa phương, đa nghĩa hãy những từ ngữ tối nghĩa gây hiểu nhầm đối với người nhận email. Kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi nhé, đây là lỗi mà cả những nhân viên lâu năm vẫn thường mắc phải, người nhận sẽ đánh giá thái độ và sự cẩn thận của bạn trong công việc.

Bạn nên bắt đầu viết nội dụng bằng lời chào trước như “Dear..; Hi…”. Trong phần nội dung nên phân khúc phân đoạn nếu email dài, hoặc sử dụng dấu gạch đầu dòng. Sau khi hoàn thành nội dung thì kết thúc ngắn gọn bằng một lời cảm ơn chân thành.

Những lưu ý khác

Không sử dụng email nội bộ công ty để bàn tán, nói chuyện phiếm, nói xấu người khác, bởi vì email nội bộ được quản lý và lưu trữ các thông tin. Forward email với mục đích trêu chọc, đùa giỡn, trước khi Forward email cho ai đó hãy hỏi ý kiến  tác giả của email. Hãy cố gắng trả lời email trong thời gian sớm nhất, không nên để đến ngày hôm sau trả lời với một lý do lãng xẹt là quá bận, bạn quá bận không có đủ 10 phút đồng hồ để gửi mail sao.

Đó là những điều cơ bản nhất bạn cần nắm vững để viết email chuyên nghiệp trong trao đổi thông tin điện tử, hãy đặt mình vào vị trị người nhận để hiểu được cảm giác khi đọc một email tồi như thế nào.
Chúc bạn thành công trong công việc!

Xem thêm nhiều bài chia sẻ tại: viecoi.vn

Viecoi.vn: Tìm việc làm - Đăng tin tuyển dụng miễn phí