Trực tổng đài: tiếp nhận – chuyển cuộc gọi đến các phòng ban, cá nhân liên quan khi có yêu cầu.
Quản lý khu vực tiền sảnh: Hướng dẫn khách, điều phối an ninh và nhân viên vệ sinh để đảm bảo đạt mục tiêu công việc lễ tân.
Tiếp khách, tiếp đoàn thể, cơ quan ban ngành đến công ty. Nắm rõ thông tin để hướng dẫn và cung cấp thông tin kịp thời.
Nhận, chuyển, thống kê và ghi số bưu phẩm – bưu kiện. Phân phối công văn, thư từ nội bộ đến các phòng ban liên quan.
Quản lý việc sử dụng phòng họp hoặc hội trường và điều phối lịch đăng ký phòng họp – hội trường.
Theo dõi và cập nhật các chứng từ dịch vụ bưu chính. Thống kê và báo cáo định kỳ tình hình sử dụng hàng tháng chi phí dịch vụ chuyển phát.
Giám sát và phối hợp với các bộ phận, nhà cung cấp bên ngoài,… khi có yêu cầu tổ chức hội họp hoặc tổ chức sự kiện liên quan đến công tác lễ tân tại tiền sảnh.
Báo cáo kế hoạch/ kết quả công việc tuần/ tháng và theo yêu cầu cấp trên.
[Vietnamese]
