Khi quyết định thông báo nghỉ việc, nhiều người thường rơi vào tình huống khó xử: nên nói khi nào, nói ra sao và cần chuẩn bị gì trước khi chuyển việc. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, thái độ và những sai lầm cần tránh để rời đi trong êm đẹp và chuyên nghiệp nhất.

Thông báo nghỉ việc là gì?

“Thông báo nghỉ việc” là hành động người lao động chính thức thông tin đến cấp trên hoặc bộ phận nhân sự về việc chấm dứt hợp đồng lao động. Đây là một bước bắt buộc trong quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp, thể hiện sự tôn trọng đối với tổ chức và giúp quá trình bàn giao diễn ra suôn sẻ.

Theo quy định của Bộ luật Lao động, người lao động cần thông báo trước một khoảng thời gian nhất định (tùy thuộc vào loại hợp đồng). Tuy nhiên, trên thực tế, việc thông báo nghỉ việc không chỉ là tuân thủ quy định pháp luật mà còn là nghệ thuật giao tiếp nơi công sở — nơi bạn có thể rời đi trong êm đẹp, giữ vững mối quan hệ tốt và tạo nền tảng cho hành trình nghề nghiệp tiếp theo.

Vì sao cần thông báo nghỉ việc đúng cách?

Rất nhiều người khi quyết định nghỉ việc thường tập trung vào kế hoạch cho công việc mới mà quên mất giai đoạn “chuyển tiếp”. Chính giai đoạn này lại quyết định cách bạn được nhìn nhận trong mắt sếp cũ, đồng nghiệp, và thậm chí là cả các nhà tuyển dụng tương lai.

1. Giúp quá trình chuyển việc diễn ra suôn sẻ

Một thông báo nghỉ việc đúng thời điểm giúp công ty có đủ thời gian tìm người thay thế, còn bạn có thời gian bàn giao công việc trọn vẹn. Điều này tạo nên ấn tượng tích cực và giúp bạn chuyển việc trong tâm thế thoải mái, không vướng bận.

2. Thể hiện sự tôn trọng với công ty và đồng nghiệp

Không ai muốn bị “bỏ rơi” đột ngột. Việc thông báo sớm thể hiện bạn là người có trách nhiệm, tôn trọng tập thể và công sức của những người đã đồng hành cùng mình. Đây là yếu tố quan trọng để bạn duy trì mối quan hệ nghề nghiệp lâu dài.

3. Góp phần xây dựng hình ảnh cá nhân chuyên nghiệp

Cách bạn rời khỏi công ty phản ánh rõ nét thái độ và tác phong nghề nghiệp của bạn. Một người biết cách nói lời tạm biệt đúng lúc, đúng cách sẽ luôn được đánh giá cao trong mắt nhà tuyển dụng khác.

Những sai lầm phổ biến khi nghỉ việc (Theo infographic “6 sai lầm khi chuyển việc”)

1. Chưa có kế hoạch rõ ràng trước khi nghỉ

Rất nhiều người nghỉ việc vì cảm xúc nhất thời — chán sếp, áp lực, hoặc muốn thử sức ở môi trường khác — mà không có kế hoạch cụ thể.
Điều này dẫn đến việc bạn rơi vào tình trạng “thất nghiệp tạm thời” kéo dài, không biết nên đi đâu về đâu. Trước khi chuyển việc, hãy tự hỏi:

• Mình muốn tìm kiếm điều gì ở công việc mới?

• Mục tiêu nghề nghiệp 1–3 năm tới là gì?

• Liệu mình đã sẵn sàng về kỹ năng và tài chính?

Một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp bạn đi đúng hướng và tránh những sai lầm không đáng có.

2. Không chuẩn bị tài chính dự phòng

Khi nghỉ việc, thường có một khoảng thời gian “trống” trước khi nhận lương ở công ty mới. Nếu bạn không chuẩn bị sẵn quỹ dự phòng, áp lực tài chính có thể khiến bạn vội vàng chọn sai việc.
Các chuyên gia nhân sự khuyến nghị, bạn nên có khoản tiết kiệm tương đương 3–6 tháng chi phí sinh hoạt để đảm bảo an toàn trong giai đoạn chuyển việc.

3. Không bàn giao công việc đầy đủ

Một trong những hành động thể hiện trách nhiệm là bàn giao công việc rõ ràng, đầy đủ.
Hãy lập danh sách:

• Các dự án đang thực hiện

• Tình trạng từng hạng mục

• Người phụ trách tiếp theo

Ngoài ra, bạn cũng nên chủ động hỗ trợ người kế nhiệm trong thời gian đầu, để đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Hành động này sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt quản lý.

4. Nói xấu công ty hoặc sếp cũ

Đây là sai lầm rất nhiều người mắc phải. Dù chỉ là những lời “tâm sự” trên mạng xã hội, chúng vẫn có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của bạn.
Các nhà tuyển dụng hiện nay thường kiểm tra hồ sơ cá nhân online trước khi phỏng vấn. Một dòng trạng thái tiêu cực cũng đủ khiến họ nghi ngờ tính cách hoặc thái độ làm việc của bạn.
Thay vì nói xấu, hãy thể hiện sự biết ơn và tinh thần cầu tiến — điều này luôn ghi điểm mạnh trong mắt HR.

5. Không tìm hiểu kỹ công ty mới trước khi chuyển việc

Không ít người rời bỏ công ty cũ vì kỳ vọng “xanh cỏ hơn bên kia”, nhưng rồi thất vọng khi nhận ra môi trường mới không như mong đợi.
Trước khi quyết định chuyển việc, hãy tìm hiểu kỹ:

• Văn hóa doanh nghiệp

• Chính sách phúc lợi

• Lộ trình thăng tiến

• Đánh giá của nhân viên cũ (trên Glassdoor, Viecoi, LinkedIn...)

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng này giúp bạn tránh “vỡ mộng” và tiết kiệm thời gian, công sức.

6. Bỏ quên việc xây dựng hình ảnh cá nhân

Trong thời đại số, hình ảnh cá nhân là “hồ sơ năng lực” công khai của bạn.
Hãy đảm bảo các trang mạng xã hội, đặc biệt là LinkedIn, phản ánh đúng năng lực và mục tiêu nghề nghiệp của bạn.
Cập nhật hình ảnh chuyên nghiệp, mô tả công việc rõ ràng, thể hiện các dự án nổi bật — tất cả đều giúp bạn tăng khả năng được nhà tuyển dụng chú ý.

Cách thông báo nghỉ việc chuyên nghiệp

1. Xác định thời điểm phù hợp để thông báo

Tốt nhất, hãy thông báo trước 30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn, và 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn.
Ngoài ra, tránh thông báo vào thời điểm công ty đang gấp rút dự án, hoặc trước kỳ nghỉ lễ dài — điều này thể hiện sự tinh tế của bạn.

2. Trao đổi trực tiếp với cấp trên trước khi gửi email

Một buổi trao đổi trực tiếp thể hiện sự tôn trọng và giúp hai bên hiểu rõ nguyên nhân. Hãy chọn thời điểm phù hợp, nói thẳng nhưng tế nhị, và khẳng định rằng quyết định này đã được cân nhắc kỹ.

3. Viết email hoặc đơn xin nghỉ việc ngắn gọn, lịch sự

Email nên có cấu trúc rõ ràng:

• Mở đầu: Lý do chính đáng, lời cảm ơn

• Nội dung: Thông tin thời gian nghỉ, kế hoạch bàn giao

• Kết: Lời chúc và thiện chí hợp tác trong tương lai

Ví dụ:

“Tôi xin gửi lời cảm ơn đến công ty và anh/chị đã hỗ trợ tôi trong thời gian qua. Tôi dự kiến sẽ kết thúc công việc vào ngày… và sẽ hoàn tất việc bàn giao trước thời điểm đó.”

4. Đề xuất kế hoạch bàn giao công việc rõ ràng

Bạn có thể chủ động liệt kê các nhiệm vụ chính, người tiếp nhận, tiến độ và tài liệu liên quan. Việc này giúp cấp trên an tâm, đồng thời khẳng định bạn là người làm việc có trách nhiệm đến phút cuối.

Chuẩn bị trước khi chuyển việc

1. Cập nhật CV và LinkedIn cá nhân

CV là “tấm vé” đầu tiên giúp bạn bước chân vào công ty mới. Hãy đảm bảo CV được cập nhật thông tin mới nhất, trình bày chuyên nghiệp, và thể hiện rõ năng lực nổi bật.
Trên LinkedIn, hãy chia sẻ những bài viết hoặc dự án bạn từng tham gia để tăng độ tin cậy.

2. Lên kế hoạch tài chính và định hướng nghề nghiệp mới

Trước khi chuyển việc, hãy xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
Bạn muốn ổn định, hay thử thách? Muốn tăng thu nhập hay phát triển kỹ năng?
Một kế hoạch rõ ràng giúp bạn tránh bị cuốn vào những lựa chọn thiếu cân nhắc.

3. Giữ liên hệ tốt với đồng nghiệp và công ty cũ

Những mối quan hệ này có thể trở thành “network nghề nghiệp” quý giá trong tương lai.
Đừng quên gửi lời cảm ơn, chào tạm biệt bằng email hoặc tin nhắn riêng cho các đồng nghiệp thân thiết.

4. Rèn luyện kỹ năng, trau dồi kiến thức cho công việc tiếp theo

Giai đoạn nghỉ việc là thời điểm tuyệt vời để bạn nâng cấp bản thân.
Bạn có thể tham gia các khóa học online, học kỹ năng mới hoặc cải thiện ngoại ngữ — những điều này giúp bạn tự tin hơn khi bắt đầu công việc mới.

Mẫu email thông báo nghỉ việc chuẩn mực

1. Cấu trúc email thông báo nghỉ việc chuyên nghiệp

Một email nghỉ việc cần có đủ các phần sau:

• Tiêu đề: “Thông báo nghỉ việc – [Tên nhân viên]”

• Lời mở đầu cảm ơn

• Lý do và thời gian nghỉ

• Cam kết bàn giao công việc

• Lời chúc và thiện chí hợp tác

2. Mẫu email tiếng Việt

Tiêu đề: Thông báo nghỉ việc – Nguyễn Văn A

Kính gửi Anh/Chị [Tên quản lý],

Tôi xin cảm ơn công ty đã tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời gian làm việc vừa qua.

Do có định hướng nghề nghiệp mới, tôi xin phép được chấm dứt hợp đồng lao động kể từ ngày [ngày nghỉ chính thức].

Tôi cam kết bàn giao công việc đầy đủ trước thời điểm trên và hỗ trợ người thay thế nếu cần.

Chúc công ty ngày càng phát triển và thành công.

Trân trọng,
Nguyễn Văn A

3. Mẫu email tiếng Anh

Subject: Resignation Notice – [Your Name]

Dear [Manager’s Name],

I would like to express my sincere gratitude for the opportunities and support during my time at [Company Name].

After careful consideration, I have decided to resign from my position, effective from [Date].

I will ensure to complete the handover of my responsibilities before my departure.

Wishing the team continued success.

Best regards,
[Your Name]

Kết luận: Thông báo nghỉ việc đúng cách để chuyển việc thuận lợi

Rời bỏ một công ty không bao giờ là điều dễ dàng, nhưng cách bạn rời đi sẽ quyết định ấn tượng của bạn trong hành trình nghề nghiệp dài hạn.
Hãy nhớ rằng, một thông báo nghỉ việc chuyên nghiệp, thái độ tích cực và kế hoạch rõ ràng sẽ giúp bạn chuyển việc nhẹ nhàng, mở ra những cơ hội mới với tâm thế vững vàng.