CHI TIẾT CÔNG VIỆC 1. Lễ tân (50%) - Trực quầy lễ tân và giữ cho khu vực lễ tân luôn sạch sẽ, gọn gàng.
- Đầu ngày, chuẩn bị và dọn dẹp khu vực làm việc để chuẩn bị cho giờ mở cửa đón khách:
- Mở các thiết bị điện
- Vệ sinh khu vực lễ tân
- Gọi nhắc Labo giao mẫu đúng giờ.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ điều trị bệnh nhân và mẫu Labo trong ngày để mang lên Phòng điều trị.
- Tiếp đón hướng dẫn bệnh nhân khi đến nha khoa:
- Mở cửa cho khách, nhắc khách thay dép phòng khám, mời khách ngồi, mời khách uống nước.
- Kiểm tra thông tin khách hàng:
+ Nếu là khách cũ hẹn lịch thì sẽ check lại phim chụp gần nhất của khách và sau đó gọi thông báo lên phòng điều trị.
+ Với khách mới hẹn lịch: Xin thông tin bệnh nhân để làm hồ sơ khám bệnh, chụp phim cho khách, sau đó báo lên phòng điều trị hoặc Bác Sĩ (nếu có).
+ Với khách mới chưa đặt hẹn: Xin thông tin khách để làm hồ sơ khám bệnh, chụp phim cho khách sau đó báo cho phòng điều trị hoặc Bác Sĩ (nếu có). Trường hợp Bác Sĩ kín lịch thì sẽ hẹn lịch cho bệnh nhân vào ngày sau.
- Sau khi chụp phim xong sẽ lưu trữ phim của bệnh nhân vào file Pano và gửi lên Viber cho các Bác Sĩ cùng theo dõi.
- Chuẩn bị sẵn kế hoạch điều trị, toa thuốc, phiếu thu (nếu có) cho bệnh nhân sau khi nghe Bác Sĩ tư vấn và điều trị xong.
- Đặt lịch hẹn tiếp theo cho bệnh nhân dựa theo yêu cầu của Bác Sĩ.
- Ghi nhận thông tin, lưu trữ, quản lý hồ sơ bệnh nhân (Soạn hồ sơ, cất hồ sơ, nhập Hồ sơ)
- Kiểm tra doanh thu cuối ngày, chốt doanh thu từng Bác Sĩ và kết sổ doanh thu cuối ngày. Báo cáo doanh thu lên cấp trên.
- Cuối ngày tắt thiết bị điện, khóa tủ cẩn thận, khóa cửa phòng nha.
2. Chăm sóc khách hàng (40%) - Nhắn tin hoặc gọi điện để nhắc hẹn cho các bệnh nhân có hẹn trong ngày tiếp theo, hỏi thăm sức khỏe của những bênh nhân mới được điều trị.
- Nắm được sản phẩm và gói dịch vụ của nha khoa để chăm sóc và giải đáp các vấn đề sản phẩm, dịch vụ tại nha khoa. Sẽ tư vấn bệnh nhân trực tiếp tại phòng khám nếu cần thiết.
- Tư vấn và giải đáp các thắc mắc của khách hàng, đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng trên fanpage, zalo, messenger,…
- Gọi điện thoại cho các khách hàng tiềm năng để chào hàng sản phẩm/ dịch vụ,
- Quản lý, cập nhật thông tin khách hàng trên hệ thống cơ sở dữ liệu.
- Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đáp ứng nhanh, xử lý tốt khiếu nại khách hàng (nếu có).
3. Công việc khác (10%) - Phối hợp tốt với Phòng điều trị để giải quyết các vấn đề khác xảy ra và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
- Quản lý hồ sơ và thông tin bệnh nhân phải đảm bảo rằng hồ sơ bệnh nhân được lưu trữ và quản lý một cách chính xác và bảo mật. Lễ tân có trách nhiệm duy trì sự cập nhật và sắp xếp hồ sơ theo quy định.